O Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) define o projeto como algo que reúne esforços de caráter temporário, com recursos limitados, elaborado de maneira progressiva e que gera resultados exclusivos.
Todo projeto precisa ter objetivos claramente definidos e, para que eles sejam alcançados, é necessário promover uma eficiente e ordenada gestão de todas as suas etapas.
Neste artigo, você vai entender o que é gestão de projetos e por que ela é importante para o sucesso dos projetos da sua empresa.
Continue a leitura para descobrir também 9 dicas de como gerenciar melhor seus projetos e obter resultados mais satisfatórios:
- Tenha clareza sobre os objetivos do projeto;
- Defina e monitore o cronograma do projeto;
- Estabeleça um orçamento e monitore os custos do projeto;
- Organize seus recursos;
- Delegue tarefas e descentralize o trabalho;
- Gerencie com cautela os riscos do projeto;
- Monitore os indicadores de desempenho.
Índice
O que é gestão de projetos?
No contexto corporativo, os projetos são temporários (com início, meio e fim) e buscam gerar soluções únicas que atendam às necessidades específicas de um setor ou da empresa como um todo.
Tendo isso em vista, a gestão de projetos consiste na aplicação de um conjunto de ações, técnicas e conhecimentos com foco em garantir que as etapas do projeto sejam conduzidas da melhor maneira possível para alcançar os objetivos desejados.
A gestão de projetos lida com os custos, os prazos, os riscos, os recursos disponíveis, o cronograma de execução e a coordenação de todas as fases do ciclo de vida do projeto em questão.
Também responsável pelo monitoramento e controle dos projetos, esse tipo de gestão se compromete em garantir que os resultados estejam de acordo com o que foi estabelecido no planejamento.
Qual a importância da gestão de projetos?
A gestão de projetos é importante para que se consiga tirar uma ideia do papel e ser mais bem sucedido na busca por seus objetivos.
Se, por exemplo, a empresa quer abrir uma filial em outra cidade, é a gestão de projetos a responsável por cuidar de todas as etapas para que esse objetivo seja alcançado.
A gestão de projetos vai planejar os custos e organizar todas as tarefas necessárias para que o projeto tome forma e se concretize em resultados únicos.
Ela assegura que o projeto seja conduzido com o menor número possível de erros e desvios no percurso, além de garantir que seja feito um bom uso dos recursos disponíveis.
A gestão de projetos é importante também para que se mantenham os riscos e as ameaças sob controle.
9 dicas de como fazer gestão de projetos na sua empresa
Para fazer a gestão de projetos na sua empresa, existem algumas boas práticas consideradas essenciais.
Confira a partir de agora quais são elas e promova uma gestão mais eficiente dos projetos da sua empresa.
1 – Tenha clareza sobre os objetivos do projeto
Os objetivos do seu projeto precisam estar claramente definidos. Eles é que vão orientar todas as ações e decisões durante as etapas do projeto.
Objetivos bem definidos são aqueles que seguem o esquema SMART:
eSpecífico;
Mensurável;
Alcançável;
Realista;
Temporal.
Veja mais sobre como definir objetivos smart assistindo a este vídeo:
2 – Defina e monitore o cronograma do projeto
É indispensável contar com um cronograma para o seu projeto. Monitore o cumprimento dos prazos; lembre que o projeto é temporário e precisa ter uma data para ser concluído.
O cronograma do projeto pode ser criado em uma planilha eletrônica, por exemplo. Deve indicar objetivos intermediários, as datas de entrega e quem é responsável por executar as tarefas necessárias em cada etapa.
3 – Estabeleça um orçamento e monitore os custos do projeto
As ações do projeto precisam ser trabalhadas dentro de um orçamento pré-definido. Monitore os custos para evitar que o projeto saia mais caro que o esperado.
Aproveite o cronograma e defina os custos relativos a cada etapa do projeto e fique de olho se estão sempre respeitados.
4 – Organize seus recursos
Também faz parte de uma boa gestão de projetos manter os recursos devidamente organizados e disponíveis no lugar e momento em que eles se fazem necessários.
Recursos podem ser:
- Humanos;
- Equipamentos;
- Softwares;
- Conhecimentos;
- Informações;
- Dados;
- Capital;
- Instalações.
Entre outros.
5 – Delegue tarefas e descentralize o trabalho
O gestor de projetos deve ser capaz de delegar as tarefas que envolvem a execução do projeto, evitando centralizá-las em si mesmo. Essa descentralização do trabalho deve ser feita de forma equilibrada e levando em consideração as competências dos colaboradores envolvidos.
6 – Gerencie com cautela os riscos do projeto
Trate os riscos do seu projeto e das decisões tomadas durante a sua execução com muita cautela. Dessa forma, você evita consequências que podem custar caro para o desenvolvimento do projeto e para a empresa também.
7 – Monitore os indicadores de desempenho
Estabeleça alguns indicadores para monitorar o desempenho do projeto, identificar eventuais desvios e realizar os ajustes necessários.
Indicadores de desempenho são referências geralmente numéricas para medir a performance de seus processos.
Por exemplo:
- Unidades vendidas;
- Porcentagem de entregas em atraso;
- Taxa de rotatividade de funcionários;
- Clientes perdidos no mês (Churn Rate).
Entre muitos outros.
Aqui você confere mais informações sobre como criar indicadores de desempenho:
8 – Revise o seu planejamento
O planejamento traçado para o projeto não é imutável e pode sofrer alterações no meio do caminho. Faça revisões periódicas no planejamento de modo a atualizá-lo, se necessário.
9 – Utilize um software especializado em gestão de projetos
A tecnologia pode ser uma grande aliada na gestão de projetos. Invista em um software especializado para automatizar algumas tarefas e obter pleno controle sobre o desenvolvimento dos seus projetos.
Ter a tecnologia como aliada, revela grande maturidade na gestão de projetos, além de trazer benefícios como:
- Informações sempre disponíveis e atualizadas;
- Fácil controle dos indicadores de desempenho;
- Compartilhamento ágil das informações;
- Capacidade de análise de dados mais precisa;
- Padronizações de processos.
EAP significa estrutura analítica do projeto. Trata-se de uma excelente ferramenta para ajudar na gestão dos projetos de sua empresa. Conheça mais sobre ela neste vídeo:
Bom, agora que você já conhece mais sobre gestão de projetos, siga as boas práticas que trouxemos aqui e promova uma gestão mais qualificada dos seus projetos atuais e futuros.
Este post foi escrito pela equipe da Siteware, uma empresa que une pessoas, operação e estratégia em um único software de gestão empresarial, para que as empresas melhorem seus resultados, sua comunicação e sua governança.